KYC/KYB - Exigences et Précisions

đź’ˇ Afin d'ouvrir un compte de paiement au sein de Lemonway, le titulaire du compte doit fournir ses documents d'identitĂ© afin qu’ils puissent ĂŞtre vĂ©rifiĂ©s par Lemonway. 

Cet article a pour but d’expliquer quels documents doivent ĂŞtre fournis et quelles informations doivent y ĂŞtre contenues pour : 

 

Cet article s’applique pour tous les pays, ce qui signifie que l'Ă©quivalent des documents mentionnĂ©s ci-dessous et les informations doivent ĂŞtre fournis quel que soit le pays d'enregistrement du titulaire du compte. 

Cependant, les documents dans toutes les langues et tous les alphabets ne sont pas acceptés. Seul l'alphabet latin est accepté, ainsi que les langues suivantes : 🇫🇷 français - 🇩🇪 allemand - 🇪🇸 espagnol - 🇮🇹 italien - 🇬🇧 anglais.

⚠️ Si les documents requis sont fournis dans d'autres langues et alphabets, ils doivent ĂŞtre traduits dans l'une des cinq langues acceptĂ©es et fournis en plus des documents originaux. Seules les traductions assermentĂ©es/certifiĂ©es seront acceptĂ©es. 

Note

Notez que des articles dédiés listant les documents requis par types d'entités spécifiques sont disponibles pour la 🇫🇷 France 👉 ici, et pour 🇮🇹 l'Italie, 🇪🇸 l'Espagne et 🇩🇪 l'Allemagne 👉 ici.

 

Sociétés à responsabilité limitée ou similaires

DOCUMENTS REQUIS

INFORMATIONS REQUISES








Extrait du registre des sociétés (document d’enregistrement/création)

Il s’agit du registre local pour les sociétés. Ce document représente la “carte d’identité” de la société et la situation actuelle de cette dernière y est mentionnée (société active ou radiée)


Ce document doit être daté de moins de 3 mois.


Il doit contenir : 

  • raison sociale
  • adresse complète d’enregistrement
  • numĂ©ro d’enregistrement
  • date d’enregistrement
  • description de l’activitĂ©/objet de la sociĂ©tĂ©
  • Informations du reprĂ©sentant lĂ©gal : nom complet, date & lieu de naissance, adresse de rĂ©sidence (au moins le pays), nationalitĂ©

Le cas échéant :

  • nom de marque/nom commercial
  • numĂ©ro de TVA
  • liste des bĂ©nĂ©ficiaires effectifs (mentionnĂ© dans certains pays, dans le cas contraire cela sera mentionnĂ© dans un document sĂ©parĂ©)






Statuts

C’est le document constitutif de l'entreprise qui indique les règles qui régissent l'entreprise.

 

Ce document n'est pas limité dans le temps, ce qui signifie que la dernière version du document est demandée. Comme il s'agit d'un document rédigé lors de la création de l'entreprise, il aura probablement subi d'importantes modifications, des améliorations des règles de fonctionnement de l'entreprise au fil des ans, et il est généralement enregistré après des décisions internes et matérialisé par sa version actuelle.

Exemples de changements : nom légal, adresse, objet, type d'actions, rôles et responsabilités du conseil d'administration/des actionnaires, etc.


Ce document doit mentionner des informations sur : 

  • l'entreprise elle-mĂŞme, comme la dĂ©nomination lĂ©gale, la forme juridique, l'adresse d'enregistrement, l'activitĂ© 
  • et ses règles de fonctionnement interne telles que, de manière non exhaustive, le processus de dĂ©signation des reprĂ©sentants lĂ©gaux et des actionnaires, et le cas Ă©chĂ©ant leur pourcentage du capital social ou des droits de vote



Preuve de l’autorité du représentant légal

C'est le document montrant l'autorité d'un individu à représenter l'entreprise.


En général, le représentant légal figure dans l'extrait du registre de la société. Si ce n'est pas le cas, il faut obtenir une procuration/délégation de pouvoirs.


Procuration/DĂ©lĂ©gation de pouvoirs : 

  • la personne qui donne l'autoritĂ©/les pouvoirs doit ĂŞtre habilitĂ©e Ă  le faire, ce qui signifie que cette personne doit ĂŞtre inscrite dans le registre de la sociĂ©tĂ© en tant que reprĂ©sentant lĂ©gal lui-mĂŞme. 


Structure actionnariale & BĂ©nĂ©ficiaires effectifs 

Il s'agit du document indiquant la propriété de la société jusqu'aux bénéficiaires effectifs (BE).


Un article consacré à l'identification des BE est disponible ici.


Pour les pays européens, un registre des BE est en place et le dernier extrait doit être obtenu.


Pour les pays non-européens, un extrait du registre des BE équivalent doit être obtenu s'il existe. Pour tout pays où il n'existe pas d'équivalent au registre des BE, plusieurs options sont possibles :

  • tout document indiquant les dĂ©tails du capital social jusqu'aux BE, tel qu'un organigramme comprenant toutes les sociĂ©tĂ©s de l'actionnaire (le document doit ĂŞtre datĂ© de moins d'un an et signĂ© par le reprĂ©sentant lĂ©gal de la sociĂ©tĂ© auquel il faut donner un cachet/une mention)
  • ou les derniers statuts disponibles. Ă€ cette fin, le document ne sera acceptĂ© que s'il ne date pas de plus d'un an. S'ils datent de plus d'un an, les statuts constituent toujours un document requis, mais ils ne seront pas utilisĂ©s pour vĂ©rifier la propriĂ©tĂ© de l'entreprise.
  • Ou les derniers comptes annuels, applicables pour certains pays (dernier exercice disponible et pas plus ancien)

Des informations supplémentaires seront requises pour les structures d'actionnariat à plusieurs niveaux. Lorsqu'une société est détenue par une ou plusieurs autres sociétés, l'organigramme avec les noms des sociétés et le pourcentage de participation sera obligatoire pour bien comprendre la structure et identifier les sociétés concernées. Ceci est valable pour tous les pays avec ou sans registre UBO disponible.


Pour les entreprises détenues en dernier ressort par une société cotée en bourse, il sera nécessaire de montrer la structure complète de l'actionnariat et d'ajouter la preuve de la cotation sur le marché boursier correspondant à l'entité cotée :

  • Le registre local des BE pourrait ĂŞtre utilisĂ© pour Ă©tablir le lien avec la sociĂ©tĂ© mère cotĂ©e en bourse en tant que filiale d'une sociĂ©tĂ© cotĂ©e en bourse reste une sociĂ©tĂ© Ă  responsabilitĂ© limitĂ©e ou similaire.
  • La vĂ©rification des BE peut ĂŞtre supprimĂ©e si aucun autre actionnaire ne possède ou ne contrĂ´le plus de 25 % des actions.


Les informations suivantes doivent ĂŞtre indiquĂ©es concernant les BE: 

  • nom complet
  • date & lieu de naissance (au moins le pays)
  • pays de rĂ©sidence
  • nationalitĂ©








Documents d’identité

Il doit s'agir d'un document d'identification délivré par le gouvernement et comportant une photo. Tous les documents d'identification doivent être rédigés en alphabet latin. Si ce n'est pas le cas, une traduction certifiée sera exigée.


Seuls les documents suivants seront acceptĂ©s: 

  • une carte d’identitĂ© nationale valide
  • un passeport valide
  • un permis de conduire biomĂ©trique en cours de validitĂ© sera acceptĂ© comme pièce d'identitĂ© unique, Ă  condition qu'il s'agisse de la version rĂ©cente comportant un code MRZ permettant d'effectuer des contrĂ´les de sĂ©curitĂ©.
  • les permis de sĂ©jour valides ne seront acceptĂ©s que s'ils sont dĂ©livrĂ©s par un pays europĂ©en

Les représentants légaux et les bénéficiaires effectifs sont soumis à la collecte de documents d'identification.


Exigence supplémentaire : en cas de procuration/délégation de pouvoirs, les deux personnes doivent fournir une copie d'une pièce d'identité (la personne qui donne le pouvoir et celle qui le reçoit).

Documents supplémentaires

Lemonway se réserve le droit de demander tout autre document ou information complémentaire, pour lui permettre d'effectuer les vérifications appropriées conformément à ses obligations légales.

 

SociĂ©tĂ©s cotĂ©es 

DOCUMENTS REQUIS

INFORMATIONS REQUISES









Extrait du registre des sociétés (document d’enregistrement/création)

C'est le registre local des entreprises. Ce document est la "carte d'identité" de l'entreprise actuelle dans laquelle est mentionnée la situation de l'entreprise (situation active/fermée).


Ce document ne doit pas dater de plus de 3 mois.


Il doit contenir:

  • nom lĂ©gal
  • adresse complète du siège social
  • numĂ©ro d'enregistrement
  • date d'incorporation
  • description de l'activitĂ©/objet de l'entreprise
  • informations sur le reprĂ©sentant lĂ©gal : nom complet, date et lieu de naissance, adresse de rĂ©sidence (au moins le pays de rĂ©sidence), nationalitĂ©.

Le cas échéant :

  • noms de marque/commerciaux
  • numĂ©ro de TVA
  • liste des  bĂ©nĂ©ficiaires effectifs (applicable dans certains pays seulement, sinon il s'agira d'un document sĂ©parĂ©)


Preuve de l’autorité du représentant légal

C'est le document montrant l'autorité d'un individu à représenter l'entreprise.


En général, le représentant légal figure dans l'extrait du registre de la société. Si ce n'est pas le cas, il faut obtenir une procuration/délégation de pouvoirs.


Procuration/DĂ©lĂ©gation de pouvoirs : 

  • la personne qui donne l'autoritĂ©/les pouvoirs doit ĂŞtre habilitĂ©e Ă  le faire, ce qui signifie que cette personne doit ĂŞtre inscrite dans le registre de la sociĂ©tĂ© en tant que reprĂ©sentant lĂ©gal lui-mĂŞme. 

Structure actionnariale & Bénéficiaires effectifs

Preuve de la cotation sur le marché boursier concerné (il peut s'agir de la page du marché boursier où figurent les détails de la société).


Si les actions de la société ne sont pas publiques à 76 % au moins, tous les actionnaires qui possèdent ou contrôlent plus de 25 % des actions seront soumis aux exigences de vérification des bénéficiaires effectifs.








Documents d’identité

Il doit s'agir d'un document d'identification délivré par le gouvernement et comportant une photo. Tous les documents d'identification doivent être rédigés en alphabet latin. Si ce n'est pas le cas, une traduction certifiée sera exigée.


Seuls les documents suivants sont acceptés :

  • une carte d’identitĂ© nationale valide
  • un passeport valide
  • un permis de conduire biomĂ©trique en cours de validitĂ© sera acceptĂ© comme pièce d'identitĂ© unique, Ă  condition qu'il s'agisse de la version rĂ©cente comportant un code MRZ permettant d'effectuer des contrĂ´les de sĂ©curitĂ©.
  • les permis de sĂ©jour valides ne seront acceptĂ©s que s'ils sont dĂ©livrĂ©s par un pays europĂ©en

Seuls les représentants légaux sont soumis à la collecte de documents d'identification.


Exigence supplémentaire : en cas de procuration/délégation de pouvoirs, les deux personnes doivent fournir une copie d'une pièce d'identité (la personne qui donne le pouvoir et celle qui le reçoit).

Documents supplémentaires

Lemonway se réserve le droit de demander tout autre document ou information complémentaire, pour lui permettre d'effectuer les vérifications appropriées conformément à ses obligations légales.



Association/ONG/Associations caritatives

DOCUMENTS REQUIS

INFORMATIONS REQUISES








Extrait du registre de l’entité (document d’enregistrement/création)

Ce document peut ĂŞtre :

  • la preuve de la crĂ©ation de l'entitĂ© : document indiquant gĂ©nĂ©ralement les dĂ©tails de l'entitĂ©, la date de crĂ©ation et l'objet de l'entitĂ©
  • ou l'extrait du registre local lorsque l'enregistrement est requis par la rĂ©glementation du pays : 
    • ce document est la "carte d'identitĂ©" de l'entitĂ© actuelle dans laquelle la situation de l'entitĂ© est mentionnĂ©e (situation active/fermĂ©e)
    • s'il existe un extrait de registre, le document ne doit pas avoir plus de 3 mois.

Il doit contenir :

  • nom de l'entitĂ©
  • adresse complète du siège social
  • numĂ©ro d'enregistrement (si applicable au pays)
  • date de crĂ©ation
  • description de l’activitĂ©/objet de l’entitĂ©

Le cas échéant :

  • noms commerciaux
  • numĂ©ro TVA











Statuts

C'est le document de constitution de l'entité qui montre les règles qui régissent l'entité.

 

Ce document n'est pas limité dans le temps, ce qui signifie que la dernière version du document est demandée. La plupart de ces types d'entités requièrent au moins une assemblée annuelle qui pourrait donner lieu à une version actualisée des statuts.

Quelques exemples de changements : nom de l'entité, adresse, objet, conseil d'administration, rôles et responsabilités, etc.


Ce document doit mentionner des informations sur : 

  • l'entitĂ© elle-mĂŞme, telle que le nom lĂ©gal, l'adresse d'enregistrement, l'objet
  • et ses règles de fonctionnement interne telles que, de manière non exhaustive, le processus de nomination des membres du conseil d'administration*, la fonction et les pouvoirs du conseil d'administration
  • comment l'entitĂ© est financĂ©e

*Nomination/révocation/modification des membres du conseil d'administration :

  • Cette liste est gĂ©nĂ©ralement mise Ă  jour en fonction des besoins de l'entitĂ© ou conformĂ©ment aux statuts de l'association. Cette mise Ă  jour est documentĂ©e par une rĂ©union du conseil d'administration au cours de laquelle le procès-verbal est enregistrĂ© et certifiĂ© pour reflĂ©ter la nouvelle liste de membres tels que le prĂ©sident, le vice-prĂ©sident, le trĂ©sorier et le secrĂ©taire gĂ©nĂ©ral.
  • Le dernier procès-verbal de la rĂ©union du conseil d'administration avec la liste Ă  jour des membres sera exigĂ© en complĂ©ment des statuts (s'ils sont disponibles).
  • Note : si la liste Ă  jour des membres du conseil d'administration n'est pas incluse dans les derniers statuts et qu'aucun procès-verbal du conseil d'administration n'est disponible, cette liste doit ĂŞtre fournie, datĂ©e et signĂ©e par le dernier reprĂ©sentant lĂ©gal dĂ©signĂ©, ce qui peut ĂŞtre vĂ©rifiĂ© au moyen de documents connexes.







Preuve de l’autorité du représentant légal

C'est le document montrant l'autorité d'un individu pour représenter l'entité. Ce document peut être :

  • les derniers statuts de l'association
  • ou la liste actualisĂ©e des membres du conseil d'administration (elle peut ĂŞtre disponible dans le procès-verbal du conseil d'administration).

Le document doit préciser :

  • nom complet de la ou des personnes
  • la fonction de la ou des personnes. Ces informations seront croisĂ©es avec les statuts de l'association pour s'assurer que la fonction de l'individu permet d'engager l'entitĂ© (ce serait le cas lorsque le candidat n'est pas le prĂ©sident et que les autres fonctions ont un pouvoir de reprĂ©sentation limitĂ© indiquĂ© dans les statuts).

Les informations suivantes concernant le reprĂ©sentant lĂ©gal seront en plus collectĂ©es : 

  • date & lieu de naissance
  • adresse de rĂ©sidence (il convient d'indiquer au moins le pays de rĂ©sidence)
  • nationalitĂ©


Structure actionnariale & Bénéficiaires effectifs

Ces types de structures et d'objets n'ont généralement pas de bénéficiaires effectifs et les membres du conseil d'administration seront signalés et traités comme tels (à des fins de filtrage, de collecte/vérification d'identité, etc.)


Très peu de types d'associations peuvent avoir des bénéficiaires effectifs (ceux qui génèrent des bénéfices, par exemple). Dans ces cas, cela sera mentionné dans les statuts et facilement identifié et ces personnes seront traitées comme telles au même titre que les membres du conseil d'administration.




Documents d’identité

Il doit s'agir d'un document d'identification délivré par le gouvernement et comportant une photo. Tous les documents d'identification doivent être rédigés en alphabet latin. Si ce n'est pas le cas, une traduction certifiée sera exigée.


Seuls les documents suivants sont acceptés :

  • une carte d’identitĂ© nationale valide
  • un passeport valide
  • un permis de conduire biomĂ©trique en cours de validitĂ© sera acceptĂ© comme pièce d'identitĂ© unique, Ă  condition qu'il s'agisse de la version rĂ©cente comportant un code MRZ permettant d'effectuer des contrĂ´les de sĂ©curitĂ©.
  • les permis de sĂ©jour valides ne seront acceptĂ©s que s'ils sont dĂ©livrĂ©s par un pays europĂ©en

Seuls les représentants légaux sont soumis à la collecte de documents d'identification.


Exigence supplémentaire : en cas de procuration/délégation de pouvoirs, les deux personnes doivent fournir une copie d'une pièce d'identité (la personne qui donne le pouvoir et celle qui le reçoit).

Documents supplémentaires

Lemonway se réserve le droit de demander tout autre document ou information complémentaire, pour lui permettre d'effectuer les vérifications appropriées conformément à ses obligations légales.




Auto-entrepreneurs/Entreprises individuelles/Professions libérales

DOCUMENTS REQUIS

INFORMATIONS REQUISES







Extrait du registre des sociétés (document d’enregistrement/création)

Il s'agit du registre local pour les entrepreneurs individuels si le pays exige un enregistrement. Ce document décrit que l'individu a une activité professionnelle en tant qu'entrepreneur individuel. Le nom de ce document dépend de chaque pays.


Ce document ne doit pas dater de plus de 3 mois (le cas échéant).


Il doit contenir :

  • nom de l'entitĂ©
  • adresse complète du siège social
  • numĂ©ro d'enregistrement (si applicable au pays)
  • date de crĂ©ation
  • description de l’activitĂ©/objet de l’entitĂ©

Le cas échéant :

  • noms commerciaux
  • numĂ©ro TVA

Documents d’identité

Il doit s'agir d'un document d'identification délivré par le gouvernement et comportant une photo. Tous les documents d'identification doivent être rédigés en alphabet latin. Si ce n'est pas le cas, une traduction certifiée sera exigée.


Seuls les documents suivants sont acceptés :

  • une carte d’identitĂ© nationale valide
  • un passeport valide
  • un permis de conduire biomĂ©trique en cours de validitĂ© sera acceptĂ© comme pièce d'identitĂ© unique, Ă  condition qu'il s'agisse de la version rĂ©cente comportant un code MRZ permettant d'effectuer des contrĂ´les de sĂ©curitĂ©.
  • les permis de sĂ©jour valides ne seront acceptĂ©s que s'ils sont dĂ©livrĂ©s par un pays europĂ©en

Seuls les représentants légaux sont soumis à la collecte de documents d'identification.


Exigence supplémentaire : en cas de procuration/délégation de pouvoirs, les deux personnes doivent fournir une copie d'une pièce d'identité (la personne qui donne le pouvoir et celle qui le reçoit).

Documents supplémentaires

Lemonway se réserve le droit de demander tout autre document ou information complémentaire, pour lui permettre d'effectuer les vérifications appropriées conformément à ses obligations légales.

 

 

 

Personnes physiques - Comptes individuels

DOCUMENTS REQUIS

INFORMATIONS REQUISES

Document d'identité principal


 

Il doit s'agir d'un document d'identification délivré par le gouvernement et comportant une photo. Tous les documents d'identification doivent être rédigés en alphabet latin. Si ce n'est pas le cas, une traduction certifiée sera exigée.

 

Seuls les documents suivants sont acceptés :

  • une carte d’identitĂ© nationale valide
  • un passeport valide
  • un permis de conduire biomĂ©trique en cours de validitĂ©, Ă  condition qu'il s'agisse de la version rĂ©cente comportant un code MRZ permettant d'effectuer des contrĂ´les de sĂ©curitĂ©
  • les permis de sĂ©jour valides ne seront acceptĂ©s que s'ils sont dĂ©livrĂ©s par un pays europĂ©en

Documents d’identité secondaire

Il doit s'agir d'un document d'identification délivré par le gouvernement et comportant une photo. Tous les documents d'identification doivent être rédigés en alphabet latin. Si ce n'est pas le cas, une traduction certifiée sera exigée.


Seuls les documents suivants sont acceptés :

  • une carte d’identitĂ© nationale valide
  • un passeport valide
  • un permis de conduire (biomĂ©trique ou non) en cours de validitĂ© 
  • les permis de sĂ©jour valides ne seront acceptĂ©s que s'ils sont dĂ©livrĂ©s par un pays europĂ©en
  • un extrait du livret de famille

Documents supplémentaires

Lemonway se réserve le droit de demander tout autre document ou information complémentaire, pour lui permettre d'effectuer les vérifications appropriées conformément à ses obligations légales.

 

Note : En cas de particularités pour un pays, il est possible d'envoyer une demande 👉 ici

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