KYC et KYB - Quelles en sont les exigences ?

DOCUMENTS REQUIS

INFORMATIONS REQUISES

Extrait du registre des sociétés (document d’enregistrement/création)

Il s’agit du registre local pour les sociétés. Ce document représente la “carte d’identité” de la société et la situation actuelle de cette dernière y est mentionnée (société active ou radiée)

Ce document doit être daté de moins de 3 mois.

Il doit contenir : 

• raison sociale
• adresse complète d’enregistrement
• numéro d’enregistrement
• date d’enregistrement
• description de l’activité/objet de la société
• Informations du représentant légal : nom complet, date & lieu de naissance, adresse de résidence (au moins le pays), nationalité

Le cas échéant :

• nom de marque/nom commercial
• numéro de TVA
• liste des bénéficiaires effectifs (mentionné dans certains pays, dans le cas contraire cela sera mentionné dans un document séparé)

Statuts

C’est le document constitutif de l'entreprise qui indique les règles qui régissent l'entreprise.

Ce document n'est pas limité dans le temps, ce qui signifie que la dernière version du document est demandée. Comme il s'agit d'un document rédigé lors de la création de l'entreprise, il aura probablement subi d'importantes modifications, des améliorations des règles de fonctionnement de l'entreprise au fil des ans, et il est généralement enregistré après des décisions internes et matérialisé par sa version actuelle.

Exemples de changements : nom légal, adresse, objet, type d'actions, rôles et responsabilités du conseil d'administration/des actionnaires, etc.

Ce document doit mentionner des informations sur : 

• l'entreprise elle-même, comme la dénomination légale, la forme juridique, l'adresse d'enregistrement, l'activité 
• et ses règles de fonctionnement interne telles que, de manière non exhaustive, le processus de désignation des représentants légaux et des actionnaires, et le cas échéant leur pourcentage du capital social ou des droits de vote

Preuve de l’autorité du représentant légal

C'est le document montrant l'autorité d'un individu à représenter l'entreprise.

En général, le représentant légal figure dans l'extrait du registre de la société. Si ce n'est pas le cas, il faut obtenir une procuration/délégation de pouvoirs.

Procuration/Délégation de pouvoirs : 

• la personne qui donne l'autorité/les pouvoirs doit être habilitée à le faire, ce qui signifie que cette personne doit être inscrite dans le registre de la société en tant que représentant légal lui-même. 

Bénéficiaires effectifs 

Il s'agit du document indiquant la propriété de la société jusqu'aux bénéficiaires effectifs (BE).

Un article consacré à l'identification des BE est disponible ici.

Pour les pays européens, un registre des BE est en place et le dernier extrait doit être obtenu.

Pour les pays non-européens, un extrait du registre des BE équivalent doit être obtenu s'il existe. Pour tout pays où il n'existe pas d'équivalent au registre des BE, plusieurs options sont possibles :

• tout document indiquant les détails du capital social jusqu'aux BE, tel qu'un organigramme comprenant toutes les sociétés de l'actionnaire (le document doit être daté de moins d'un an et signé par le représentant légal de la société auquel il faut donner un cachet/une mention)
• ou les derniers statuts disponibles. À cette fin, le document ne sera accepté que s'il ne date pas de plus d'un an. S'ils datent de plus d'un an, les statuts constituent toujours un document requis, mais ils ne seront pas utilisés pour vérifier la propriété de l'entreprise.
• Ou les derniers comptes annuels, applicables pour certains pays (dernier exercice disponible et pas plus ancien)

Des informations supplémentaires seront requises pour les structures d'actionnariat à plusieurs niveaux. Lorsqu'une société est détenue par une ou plusieurs autres sociétés, l'organigramme avec les noms des sociétés et numéros d'enregistrement, ainsi que le pourcentage de participation sera obligatoire pour bien comprendre la structure et identifier les sociétés concernées. Cet organigramme doit être daté et signé par le représentant légal. Ceci est valable pour tous les pays avec ou sans registre UBO disponible.

Pour les entreprises détenues en dernier ressort par une société cotée en bourse, il sera nécessaire de montrer la structure complète de l'actionnariat et d'ajouter la preuve de la cotation sur le marché boursier correspondant à l'entité cotée :

• Le registre local des BE pourrait être utilisé pour établir le lien avec la société mère cotée en bourse en tant que filiale d'une société cotée en bourse reste une société à responsabilité limitée ou similaire.
• La vérification des BE peut être supprimée si aucun autre actionnaire ne possède ou ne contrôle plus de 25 % des actions.

Les informations suivantes doivent être indiquées concernant les BE: 

• nom complet
• date & lieu de naissance (au moins le pays)
• pays de résidence
• nationalité

Ce document est nécessaire pour comprendre la répartition du capital des sociétés, notamment pour identifier les bénéficiaires effectifs dans les pays où il n'existe pas de déclaration des bénéficiaires effectifs, mais également pour vérifier qu'aucune personne physique ou morale de la chaîne actionnariale ne présente un risque LCB-FT, ou pour vérifier que les informations déclarées au registre des bénéficiaires effectifs sont correctes.

Ce document est obligatoire :

• dans le cas d'un actionnariat à plusieurs niveaux, c'est-à-dire lorsqu'une société est détenue par une ou plusieurs autres sociétés
• lorsque les documents fournis ne couvrent pas 100 % de la répartition du capital, ou lorsque nous constatons qu'il existe des participations indirectes (c'est-à-dire que d'autres sociétés sont impliquées dans la chaîne d'actionnariat),

Lorsqu'une structure actionnariale est requise, le document doit mentionner :

• les noms et numéros d'enregistrement des sociétés ainsi que leur pourcentage de participation
• le nom et le prénom des personnes physiques, ainsi que leur pourcentage de participation
• il doit être daté et signé par le représentant légal.

Ceci est valable pour tous les pays disposant ou non d'un registre des bénéficiaires effectifs.

Documents d’identité

Il doit s'agir d'un document d'identification délivré par le gouvernement et comportant une photo. Tous les documents d'identification doivent être rédigés en alphabet latin. Si ce n'est pas le cas, une traduction certifiée sera exigée.

Seuls les documents suivants seront acceptés: 

• une carte d’identité nationale valide
• un passeport valide
• un permis de conduire biométrique en cours de validité sera accepté comme pièce d'identité unique, à condition qu'il s'agisse de la version récente comportant un code MRZ permettant d'effectuer des contrôles de sécurité.
• les permis de séjour valides ne seront acceptés que s'ils sont délivrés par un pays européen

Les représentants légaux et les bénéficiaires effectifs sont soumis à la collecte de documents d'identification.

Exigence supplémentaire : en cas de procuration/délégation de pouvoirs, les deux personnes doivent fournir une copie d'une pièce d'identité (la personne qui donne le pouvoir et celle qui le reçoit).

Documents supplémentaires

Lemonway se réserve le droit de demander tout autre document ou information complémentaire, pour lui permettre d'effectuer les vérifications appropriées conformément à ses obligations légales.

DOCUMENTS REQUIS

INFORMATIONS REQUISES

Extrait du registre des sociétés (document d’enregistrement/création)

C'est le registre local des entreprises. Ce document est la "carte d'identité" de l'entreprise actuelle dans laquelle est mentionnée la situation de l'entreprise (situation active/fermée).

Ce document ne doit pas dater de plus de 3 mois.

Il doit contenir:

• nom légal
• adresse complète du siège social
• numéro d'enregistrement
• date d'incorporation
• description de l'activité/objet de l'entreprise
• informations sur le représentant légal : nom complet, date et lieu de naissance, adresse de résidence (au moins le pays de résidence), nationalité.

Le cas échéant :

• noms de marque/commerciaux
• numéro de TVA
• liste des  bénéficiaires effectifs (applicable dans certains pays seulement, sinon il s'agira d'un document séparé)

Preuve de l’autorité du représentant légal

C'est le document montrant l'autorité d'un individu à représenter l'entreprise.

En général, le représentant légal figure dans l'extrait du registre de la société. Si ce n'est pas le cas, il faut obtenir une procuration/délégation de pouvoirs.

Procuration/Délégation de pouvoirs : 

• la personne qui donne l'autorité/les pouvoirs doit être habilitée à le faire, ce qui signifie que cette personne doit être inscrite dans le registre de la société en tant que représentant légal lui-même. 

Structure actionnariale & Bénéficiaires effectifs

Preuve de la cotation sur le marché boursier concerné (il peut s'agir de la page du marché boursier où figurent les détails de la société).

Si les actions de la société ne sont pas publiques à 76 % au moins, tous les actionnaires qui possèdent ou contrôlent plus de 25 % des actions seront soumis aux exigences de vérification des bénéficiaires effectifs.

Documents d’identité

Il doit s'agir d'un document d'identification délivré par le gouvernement et comportant une photo. Tous les documents d'identification doivent être rédigés en alphabet latin. Si ce n'est pas le cas, une traduction certifiée sera exigée.

Seuls les documents suivants sont acceptés :

• une carte d’identité nationale valide
• un passeport valide
• un permis de conduire biométrique en cours de validité sera accepté comme pièce d'identité unique, à condition qu'il s'agisse de la version récente comportant un code MRZ permettant d'effectuer des contrôles de sécurité.
• les permis de séjour valides ne seront acceptés que s'ils sont délivrés par un pays européen

Seuls les représentants légaux sont soumis à la collecte de documents d'identification.

Exigence supplémentaire : en cas de procuration/délégation de pouvoirs, les deux personnes doivent fournir une copie d'une pièce d'identité (la personne qui donne le pouvoir et celle qui le reçoit).

Documents supplémentaires

Lemonway se réserve le droit de demander tout autre document ou information complémentaire, pour lui permettre d'effectuer les vérifications appropriées conformément à ses obligations légales.

DOCUMENTS REQUIS

INFORMATIONS REQUISES

Extrait du registre de l’entité (document d’enregistrement/création)

Ce document peut être :

• la preuve de la création de l'entité : document indiquant généralement les détails de l'entité, la date de création et l'objet de l'entité
• ou l'extrait du registre local lorsque l'enregistrement est requis par la réglementation du pays : 
• ce document est la "carte d'identité" de l'entité actuelle dans laquelle la situation de l'entité est mentionnée (situation active/fermée)
• s'il existe un extrait de registre, le document ne doit pas avoir plus de 3 mois.

Il doit contenir :

• nom de l'entité
• adresse complète du siège social
• numéro d'enregistrement (si applicable au pays)
• date de création
• description de l’activité/objet de l’entité

Le cas échéant :

• noms commerciaux
• numéro TVA

Statuts

C'est le document de constitution de l'entité qui montre les règles qui régissent l'entité.

Ce document n'est pas limité dans le temps, ce qui signifie que la dernière version du document est demandée. La plupart de ces types d'entités requièrent au moins une assemblée annuelle qui pourrait donner lieu à une version actualisée des statuts.

Quelques exemples de changements : nom de l'entité, adresse, objet, conseil d'administration, rôles et responsabilités, etc.

Ce document doit mentionner des informations sur : 

• l'entité elle-même, telle que le nom légal, l'adresse d'enregistrement, l'objet
• et ses règles de fonctionnement interne telles que, de manière non exhaustive, le processus de nomination des membres du conseil d'administration*, la fonction et les pouvoirs du conseil d'administration
• comment l'entité est financée

*Nomination/révocation/modification des membres du conseil d'administration :

• Cette liste est généralement mise à jour en fonction des besoins de l'entité ou conformément aux statuts de l'association. Cette mise à jour est documentée par une réunion du conseil d'administration au cours de laquelle le procès-verbal est enregistré et certifié pour refléter la nouvelle liste de membres tels que le président, le vice-président, le trésorier et le secrétaire général.
• Le dernier procès-verbal de la réunion du conseil d'administration avec la liste à jour des membres sera exigé en complément des statuts (s'ils sont disponibles).
• Note : si la liste à jour des membres du conseil d'administration n'est pas incluse dans les derniers statuts et qu'aucun procès-verbal du conseil d'administration n'est disponible, cette liste doit être fournie, datée et signée par le dernier représentant légal désigné, ce qui peut être vérifié au moyen de documents connexes.

Preuve de l’autorité du représentant légal

C'est le document montrant l'autorité d'un individu pour représenter l'entité. Ce document peut être :

• les derniers statuts de l'association
• ou la liste actualisée des membres du conseil d'administration (elle peut être disponible dans le procès-verbal du conseil d'administration).

Le document doit préciser :

• nom complet de la ou des personnes
• la fonction de la ou des personnes. Ces informations seront croisées avec les statuts de l'association pour s'assurer que la fonction de l'individu permet d'engager l'entité (ce serait le cas lorsque le candidat n'est pas le président et que les autres fonctions ont un pouvoir de représentation limité indiqué dans les statuts).

Les informations suivantes concernant le représentant légal seront en plus collectées : 

• date & lieu de naissance
• adresse de résidence (il convient d'indiquer au moins le pays de résidence)
• nationalité

Structure actionnariale & Bénéficiaires effectifs

Ces types de structures et d'objets n'ont généralement pas de bénéficiaires effectifs et les membres du conseil d'administration seront signalés et traités comme tels (à des fins de filtrage, de collecte/vérification d'identité, etc.)

Très peu de types d'associations peuvent avoir des bénéficiaires effectifs (ceux qui génèrent des bénéfices, par exemple). Dans ces cas, cela sera mentionné dans les statuts et facilement identifié et ces personnes seront traitées comme telles au même titre que les membres du conseil d'administration.

Documents d’identité

Il doit s'agir d'un document d'identification délivré par le gouvernement et comportant une photo. Tous les documents d'identification doivent être rédigés en alphabet latin. Si ce n'est pas le cas, une traduction certifiée sera exigée.

Seuls les documents suivants sont acceptés :

• une carte d’identité nationale valide
• un passeport valide
• un permis de conduire biométrique en cours de validité sera accepté comme pièce d'identité unique, à condition qu'il s'agisse de la version récente comportant un code MRZ permettant d'effectuer des contrôles de sécurité.
• les permis de séjour valides ne seront acceptés que s'ils sont délivrés par un pays européen

Seuls les représentants légaux sont soumis à la collecte de documents d'identification.

Exigence supplémentaire : en cas de procuration/délégation de pouvoirs, les deux personnes doivent fournir une copie d'une pièce d'identité (la personne qui donne le pouvoir et celle qui le reçoit).

Documents supplémentaires

Lemonway se réserve le droit de demander tout autre document ou information complémentaire, pour lui permettre d'effectuer les vérifications appropriées conformément à ses obligations légales.

DOCUMENTS REQUIS

INFORMATIONS REQUISES

Extrait du registre des sociétés (document d’enregistrement/création)

Il s'agit du registre local pour les entrepreneurs individuels si le pays exige un enregistrement. Ce document décrit que l'individu a une activité professionnelle en tant qu'entrepreneur individuel. Le nom de ce document dépend de chaque pays.

Ce document ne doit pas dater de plus de 3 mois (le cas échéant).

Il doit contenir :

• nom de l'entité
• adresse complète du siège social
• numéro d'enregistrement (si applicable au pays)
• date de création
• description de l’activité/objet de l’entité

Le cas échéant :

• noms commerciaux
• numéro TVA

Documents d’identité

Il doit s'agir d'un document d'identification délivré par le gouvernement et comportant une photo. Tous les documents d'identification doivent être rédigés en alphabet latin. Si ce n'est pas le cas, une traduction certifiée sera exigée.

Seuls les documents suivants sont acceptés :

• une carte d’identité nationale valide
• un passeport valide
• un permis de conduire biométrique en cours de validité sera accepté comme pièce d'identité unique, à condition qu'il s'agisse de la version récente comportant un code MRZ permettant d'effectuer des contrôles de sécurité.
• les permis de séjour valides ne seront acceptés que s'ils sont délivrés par un pays européen

Seuls les représentants légaux sont soumis à la collecte de documents d'identification.

Exigence supplémentaire : en cas de procuration/délégation de pouvoirs, les deux personnes doivent fournir une copie d'une pièce d'identité (la personne qui donne le pouvoir et celle qui le reçoit).

Documents supplémentaires

Lemonway se réserve le droit de demander tout autre document ou information complémentaire, pour lui permettre d'effectuer les vérifications appropriées conformément à ses obligations légales.

DOCUMENTS REQUIS

INFORMATIONS REQUISES

Document d'identité principal

Il doit s'agir d'un document d'identification délivré par le gouvernement et comportant une photo. Tous les documents d'identification doivent être rédigés en alphabet latin. Si ce n'est pas le cas, une traduction certifiée sera exigée.

Seuls les documents suivants sont acceptés :

• une carte d’identité nationale valide
• un passeport valide
• un permis de conduire biométrique en cours de validité, à condition qu'il s'agisse de la version récente comportant un code MRZ permettant d'effectuer des contrôles de sécurité
• les permis de séjour valides ne seront acceptés que s'ils sont délivrés par un pays européen

Documents d’identité secondaire

Il doit s'agir d'un document d'identification délivré par le gouvernement et comportant une photo. Tous les documents d'identification doivent être rédigés en alphabet latin. Si ce n'est pas le cas, une traduction certifiée sera exigée.

Seuls les documents suivants sont acceptés :

• une carte d’identité nationale valide
• un passeport valide
• un permis de conduire (biométrique ou non) en cours de validité 
• les permis de séjour valides ne seront acceptés que s'ils sont délivrés par un pays européen
• un extrait du livret de famille

Documents supplémentaires

Lemonway se réserve le droit de demander tout autre document ou information complémentaire, pour lui permettre d'effectuer les vérifications appropriées conformément à ses obligations légales.